Az e-mail üzeneteket mindig precízen kell megfogalmazni, hogy az olvasóközönség megértse az üzenetet. A célcsoport általában eltér? ismeretekkel, így a nyelvi forma és a tartalomnak is illene megváltozni. Különösen fontos, hogy az e-mail üzenetek röviden legyenek. Az olvasó ritkább ráfordítva a tartalom megértésére.